对用人单位规章制度有效性的举证方法初探

实践中，用人单位在管理的过程中，经常会依据规章制度对劳动者进行处分，甚至与劳动者解除劳动关系，而劳动者经常不服用人单位依据其规章制度的处分或开除，由此引发劳资纠纷。此类劳资纠纷双方争议的焦点，除了劳动者是否存在违纪行为及处分或开除决定是否送达外，规章制度的有效性成了另一个争论的焦点，为此，本文针对规章制度的有效性举证方法问题做简单的探讨，以避免用人单位的规章制度在劳资纠纷仲裁和审判阶段得不到有效确认。

一、用人单位如何制定规章制度才有效呢？

根据《劳动合同法》第四条规定，用人单位制定的涉及劳动者切身利益的规章制度要做到有效，一般要符合四个条件，一是要经过职工代表大会或者全体职工讨论，提出方案和意见，与工会或者职工代表平等协商确定（注意不是职工代表大会或全体职工通过），即规章制度的制定应经过民主程序；二是要公示或者告知劳动者；三是规章制度内容要合法；四是规章制度内容要合理。

二、用人单位如何举证规章制度的有效性呢？

在我市目前的劳动仲裁及审判实践中，对于规章制度的民主程序制定及规章制度的合法性、合理性的审查一般较宽松，一般情况下，用人单位举证有规章制度且规章制度合法，对于规章制度的民主程序制定及合理性问题一般不作深究，但对于规章制度的公示或告知劳动者则要求严格，若用人单位对于规章制度的公示或告知劳动者举证不能，则有败诉的风险。因此，用人单位应尽力举证规章制度已公示或告知了劳动者。

三、用人单位如何举证规章制度已公示或告知了劳动者呢？

（一）入职登记表，用人单位可以在劳动者办理入职登记时，在劳动者看过《员工手册》后，在《入职登记表》增加一栏，“本人确认已经阅读了由Ｘ年Ｘ月Ｘ日起生效的公司《员工手册》或规章制度，清楚了解了手册或制度的全部内容，同意受其约束。”，《入职登记表》上应当由劳动者本人签名并按指模（右手食指）。

（二）劳动合同，若用人单位在劳动者入职签订劳动合同时，在劳动合同中增加一个条款“本人确认已经阅读了由Ｘ年Ｘ月Ｘ日起生效的公司《员工手册》或规章制度，清楚了解了手册的全部内容，同意受其约束。”，《劳动合同》上应当由劳动者本人签名并按指模（右手食指，注意避免他人代签），届时可以举证《劳动合同》；

（三）员工手册或规章制度接受书，用人单位在制定《员工手册》或规章制度时，可以在《员工手册》或规章制度最后一页制作一份《员工手册或规章制度接受书》，《员工手册或规章制度接受书》的内容可以加上“本人确认已经阅读了由Ｘ年Ｘ月Ｘ日起生效的公司《员工手册》或规章制度，清楚了解了手册或制度的全部内容，同意受其约束。”，《员工手册或规章制度接受书》上应当由劳动者本人签名并按指模（右手食指）。

（四）告知确认书，用人单位可以在录用劳动者时，告知劳动者的劳动报酬、工作时间、公司《员工手册》或规章制度等，并制作《告知确认书》，《告知确认书》上应当由劳动者本人签名并按指模（右手食指）。

（五）会议签到表、培训签到表或会议纪要，用人单位可以在开会宣传或培训《员工手册》或规章制度时，制作会议纪要，注明会议时间、地点、主持人、主讲人、会议内容等，要求参会劳动者在《会议纪要》《会议签到表》或《培训签到表》签名并按指模（右手食指）。

（六）培训考试，用人单位可以把单位规章制度中涉及劳动者切身利益的规章制度的条款制作成考题，组织劳动者考试。

（七）公告照片或录像，用人单位在《员工手册》或规章制度制定后，在单位指定的宣传栏或公告栏公示规章制度，但应当拍照或录像保存证据。

（八）内部网站公示，用人单位在《员工手册》或规章制度制定后，可以在单位内部网站上传单位《员工手册》或规章制度，并可以作网页公证以保存证据。

（九）录音并制作录音文字材料，可以与劳动者通话并录音取证，以证明《员工手册》或规章制度公示过或告知劳动者。

（十）电子数据材料，可以通过电子邮件、微信、QQ、短信等与劳动者聊天或送达《员工手册》或规章制度，以证明《员工手册》或规章制度公示过或告知劳动者。

（十一）快递凭证，若劳动者忘记签署《劳动合同》《员工手册》《告知确认书》《入职登记表》等的，用人单位可以把《劳动合同》《员工手册》《告知确认书》《入职登记表》等快递给劳动者指定的收件地址或身份证地址，要求劳动者补签，并在快递凭证上注明快递内容。

（十二）劳动部门备案证明，《员工手册》或规章制度制定后，可以申请向劳动部门备案并加盖备案章。

（十三）工会证明，用人单位在《员工手册》或规章制度通过后，有工会的，建议加盖工会印章，并由工会出具说明以证明《员工手册》或规章制度公示过或告知劳动者。

（十四）证人证言，鉴于单一的证据证明力可能较弱的问题，可以要求知情劳动者出具证人证言并出庭作证，以证明《员工手册》或规章制度公示过或告知劳动者。

当然，实践中还有很多种举证方法，为了最大限度确保劳动仲裁委员会或人民法院采信用人单位的规章制度，建议尽可能多种举证方法并用。若用人单位规章制度有修改的，用人单位还应当对于修改的规章制度的公示或告知劳动者进行举证。

                                             作者：市律协劳动委 孙守昌

                                           （以上观点仅代表律师个人意见）